Die Kitty Works App umfasst folgende Bereiche:
Zu Beginn solltest du die Einstellungen überprüfen und notwendige Angaben machen.
Im Bereich Kunden legst du deine Kunden an. Jeder Kunde erhält automatisch eine fortlaufende Nummer. Den Nummernkreis kannst du selbst definieren (siehe Einstellungen → Kundennummern).
Zu deinen Kunden kannst du Kontaktdaten, Anschrift und Notizen anlegen. Diese Kundenstammdaten werden später bei der Abrechnung und Rechnungsstellung genutzt.
Standard-Stundensatz
Definiere einen Standard-Stundensatz pro Kunde. Dieser überschreibt den generellen Standard-Stundensatz in den Einstellungen.
Projekte sind der Rahmen für deine Zeiterfassung und spätere Abrechnung. Ein Projekt ist dabei immer mit einem Kunden verknüpft, für den du das Projekt durchführst. Gib deinem Projekt einen Namen, einen Status, eine Beschreibung.
Budget
Solltest du deinem Kunden bereits ein Angebot erstellt haben, trage das angebotene Projekt-Budget ins Feld "Budget" ein. Abrechnung nutzen dieses, um das Restbudget transparent zu machen.
Stundensatz
Überschreibe den Stundensatz aus Einstellungen oder Kunden im Projekt, indem du für dieses eine Projekt einen Stundensatz angibst.
Logs decken sowohl deine Zeiterfassung als auch gelieferte (Teil-)Leistungen ab. Jedes Log muss einem Kunden zugeordnet werden, da dies für die Abrechnung erforderlich ist. Die Zuordnung zu einem Projekt ist optional.
Du kannst entweder geleistete Stunden loggen oder eine beliebige Einheit, zum Beispiel für Leistungen oder Lieferungen. Gib deinen Logs eine Beschreibung, die später als Rechnungsposition auf der Rechnung dient. Logs, die nicht abgerechnet werden sollen, können ebenfalls angelegt werden. Entferne in diesem Fall die Eigenschaft "Abrechenbar".
Rechnungen werden aus Kundenstammdaten und erfassten Logs (Stunden oder Einheiten) erstellt. Dafür werden nur Logs genutzt, die zum Einen abrechenbar, zum Anderen noch nicht abgerechnet worden sind. Die einzelnen Logs für deine zu erstellende Rechnung kannst du auswählen, sodass du frei entscheiden kannst, welche Logs du zu welchem Zeitpunkt abrechnen möchtest.
Währung
Derzeit unterstützt Kitty Works nur Euro, da wir uns auf Deutschland fokussieren. Zusätzliche Währungen folgenden zukünftig.
Standard-Stundensatz
Lege hier deinen Standard-Stundensatz (netto) fest. Dieser wird genutzt sofern in Kunden oder Projekten nicht anders angegeben wird.
Steuern
Lege deinen anzuwendenden Steuersatz fest. Dieser wird automatisch auf Rechnungen angewandt und auf deine Netto-Stundensätze hinzugerechnet.
Firmendaten
Gib hier deine Firmendaten an. Diese werden auf Rechnungen verwendet.
Kundennummern
Definiere den Nummernkreis für deine Kundennummern. Der Platzhalter %{nr} wird bei Neuanlage eines Kunden automatisch in die nächste verfügbare, fortlaufende Nummer ersetzt. Vor und nach dem Platzhalter sind individuelle Zeichenkombinationen möglich.
Rechnungsnummern
Definiere den Nummernkreis für deine Rechungsnummern. Die Platzhalter %{year} und %{nr} werden bei Erstellung einer Rechnung automatisch durch das aktuelle Jahr und die nächste verfügbare, fortlaufende Nummer ersetzt. Bedenke: Deine Rechnungsnummern müssen eindeutig sein. Sobald eine Rechnung mit einer Rechnungsnummer erstellt wurde, ist diese nicht mehr veränderbar.
Mehrfache Anmeldeversuche
Nach fünf gescheiterten Anmeldeversuchen sperren wir aus Sicherheitsgründen deinen Account. Diesen kannst du dann per E-Mail wieder freischalten ("Entsperranweisung").
Passwort vergessen
Solltest du dein Passwort vergessen haben, kannst du es zurücksetzen und erhältst per E-Mail Anweisungen zum Zurücksetzen deines Passwortes.
